Persónuverndarstefna

Salarium – Persónuverndarstefna

MMV ehf. leggur áherslu á að vernda persónuupplýsingar og fara með þær í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð (ESB) 2016/679 (GDPR). Í stefnunni kemur fram hvaða upplýsingum við söfnum, hvers vegna, hve lengi við geymum þær og hvaða réttindi þú hefur.

1. Hver ber ábyrgð og gildissvið stefnunnar

MMV ehf., kt. 6011022420, Lágmúli 5 Reykjavík, er ábyrgðaraðili þeirrar vinnslu sem stefnan fjallar um. Fyrirspurnir um persónuvernd má senda á personuvernd@salarium.is.

Stefnan gildir um upplýsingar um:

  • gesti á www.salarium.is;

  • tengiliði viðskiptavina og þá sem hafa samband við okkur;

  • notendur sem skrá sig inn í Salarium;

  • þá sem skrá sig á póstlista eða sækja um prufuaðgang.

Upplýsingar um starfsmenn viðskiptavina: Þegar fyrirtæki notar Salarium til að greiða laun er fyrirtækið ábyrgðaraðili að launaupplýsingum starfsmanna sinna og MMV er vinnsluaðili. Um þá vinnslu gildir vinnslusamningur MMV og viðskiptavinarins, ekki þessi stefna. Starfsmenn sem vilja nýta réttindi sín varðandi launagögn skulu snúa sér til vinnuveitanda síns.

2. Hvaða upplýsingum við söfnum

Flokkur

Dæmi

Hvaðan

Samskiptaupplýsingar

Nafn, netfang, sími, starfsheiti, fyrirtæki

Frá þér eða vinnuveitanda þínum

Reikningsupplýsingar notenda

Notandanafn, hlutverk og réttindi í kerfinu, auðkenni rafrænna skilríkja

Frá þér og viðskiptavini sem veitir aðganginn

Viðskiptaupplýsingar

Kennitala fyrirtækis, áskrift, reikningar, greiðslusaga

Frá viðskiptavini

Samskiptasaga

Tölvupóstar, þjónustubeiðnir, símtöl

Frá þér

Tæknilegar upplýsingar

IP-tala, vafri, tæki, tími innskráningar, aðgerðaskrá

Safnað sjálfkrafa

Vafrakökur

Sjá kafla 6

Safnað sjálfkrafa eða með samþykki

Við biðjum ekki um viðkvæmar persónuupplýsingar í þessum tilgangi.

3. Tilgangur og heimild vinnslu

Tilgangur

Heimild (GDPR)

Stofna og reka aðgang og veita þjónustu Salarium

Samningur (b-liður 1. mgr. 6. gr.) eða lögmætir hagsmunir viðskiptavinar og MMV (f-liður)

Innheimta áskriftargjalda og bókhald

Lagaskylda (c-liður), m.a. lög nr. 145/1994 um bókhald

Svara fyrirspurnum og veita aðstoð

Lögmætir hagsmunir (f-liður)

Öryggi kerfisins, aðgerðaskráning og varnir gegn misnotkun

Lögmætir hagsmunir (f-liður)

Tilkynningar um breytingar á þjónustu og skilmálum

Samningur (b-liður)

Markaðsefni og fréttabréf

Samþykki (a-liður), sem má afturkalla hvenær sem er

Tölfræði og þróun þjónustunnar

Lögmætir hagsmunir (f-liður), að jafnaði með ópersónugreinanlegum gögnum

4. Hversu lengi upplýsingar eru varðveittar

Upplýsingar

Varðveislutími

Reikningsupplýsingar notenda

Á meðan aðgangur er virkur og [90 dagar] eftir lokun

Bókhaldsgögn og reikningar

7 ár frá lokum reikningsárs, sbr. lög um bókhald

Samskiptasaga og þjónustubeiðnir

[2 ár] frá síðustu samskiptum

Aðgerðaskrá og öryggisskráning

[12 mánuðir]

Póstlisti

Þar til samþykki er afturkallað

Vafrakökur

Sjá kafla 6

Að varðveislutíma loknum er upplýsingum eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar.

5. Miðlun til þriðju aðila og flutningur utan EES

Við seljum aldrei persónuupplýsingar. Við miðlum þeim aðeins til:

  • þjónustuaðila sem vinna fyrir okkur, svo sem hýsingaraðila, tölvupóstþjónustu, auðkenningarþjónustu og bókhaldsþjónustu, á grundvelli vinnslusamninga;

  • banka eða innheimtuaðila vegna greiðslna og vanskila;

  • opinberra aðila þegar lög krefjast þess, t.d. Skattsins eða lögreglu.

Upplýsingar eru hýstar innan EES. Verði þær fluttar út fyrir EES gerum við það aðeins á grundvelli ákvörðunar um fullnægjandi vernd eða staðlaðra samningsákvæða framkvæmdastjórnar ESB.

6. Vafrakökur

Vafrakökur eru litlar textaskrár sem vefsvæði vista í tækinu þínu. Á www.salarium.is og í Salarium notum við:

Tegund

Tilgangur

Samþykki

Nauðsynlegar

Innskráning, öryggi og að kerfið virki

Ekki þörf

Virknikökur

Muna stillingar, t.d. tungumál

Þörf

Tölfræðikökur

Mæla notkun vefsins, t.d. [Plausible eða Google Analytics]

Þörf

Markaðskökur

[Ef notaðar: auglýsingar og endurmarkaðssetning]

Þörf

Þú getur hvenær sem er breytt vali þínu í kökustillingum neðst á vefnum eða eytt kökum í vafranum.

7. Öryggi

Við verndum upplýsingar með dulkóðun í flutningi og geymslu, aðgangsstýringum, innskráningu með rafrænum skilríkjum eða tveggja þátta auðkenningu, reglulegri afritun og aðgerðaskráningu. Aðeins starfsmenn sem þurfa aðgang vegna starfa sinna hafa hann og þeir eru bundnir trúnaði.

8. Réttindi þín og kvörtun til Persónuverndar

Þú átt rétt á að:

  • fá aðgang að upplýsingum um þig og afrit af þeim;

  • fá rangar upplýsingar leiðréttar;

  • fá upplýsingum eytt, nema lög krefjist varðveislu;

  • fá vinnslu takmarkaða;

  • andmæla vinnslu sem byggir á lögmætum hagsmunum, og alltaf markaðssetningu;

  • fá upplýsingar afhentar á véllæsilegu formi (flutningsréttur);

  • afturkalla samþykki hvenær sem er, án áhrifa á fyrri vinnslu.

Sendu beiðni á [personuvernd@salarium.is]. Við svörum innan eins mánaðar. Við gætum þurft að staðfesta hver þú ert áður en við afgreiðum beiðni.

Ef þú telur að vinnsla brjóti gegn lögum getur þú kvartað til Persónuverndar, personuvernd.is.

9. Breytingar og samband

Við getum uppfært stefnuna. Verulegar breytingar verða tilkynntar á vefnum og með tölvupósti til viðskiptavina. Stefnan tók síðast gildi [dagsetning].

MMV ehf. · Lágmúli 5, Reykjavík · personuvernd@salarium.is